Organisation & Aufbau

KidsManager lässt sich an die Struktur einer Organisation anpassen. Gruppen, Fälle, Benutzer:innen, Rollen und Vorlagen bestimmen gemeinsam, wie KidsManager aufgebaut ist und wer welche Informationen sehen und bearbeiten kann.

Diese Seite erklärt die wichtigsten Zusammenhänge.

Organisationen und Gruppen

Die Organisation bildet die oberste Ebene in KidsManager. Darunter werden Gruppen verwendet, um die tatsächliche Struktur der Einrichtung abzubilden.

Eine Gruppe kann zum Beispiel eine Wohngemeinschaft, ein ambulantes Team oder einen anderen organisatorischen Bereich darstellen.

Gruppen bilden in KidsManager eine gemeinsame Ebene und können nicht ineinander verschachtelt werden. Wenn mehrere Teams innerhalb einer Region zusammenarbeiten, können sie stattdessen über virtuelle Gruppen zusammengefasst werden.

Gruppen sind mehr als eine reine Sortierung. Sie spielen unter anderem eine Rolle dabei,

• welche Fälle und Mitarbeiter:innen zusammengehören,
• welche Inhalte für wen sichtbar sind,
• welche Vorlagen verwendet werden,
• und welche Bereiche von KidsManager für ein Team relevant sind.

Wie Gruppen aufgebaut werden, hängt deshalb von der jeweiligen Organisation ab.

Bereiche

KidsManager kann unterschiedliche Arten von Informationen verwalten. Diese werden in Bereichen organisiert.

Ein Bereich kann zum Beispiel Fälle, Familien, Projekte, Workshops, Wohnungen oder Fahrzeuge enthalten. Welche Bereiche verwendet werden, hängt davon ab, was eine Organisation mit KidsManager abbilden und verwalten möchte.

Innerhalb eines Bereichs können Vorlagen verwendet werden, um unterschiedliche Arten abzubilden und festzulegen, welche Informationen dafür erfasst werden.

Kurz gesagt

Bereich = Was wird verwaltet?
Vorlage = Welche Art davon wird verwaltet?

Beispiel — Im Bereich Fälle kann eine Organisation unterschiedliche Vorlagen für Wohngemeinschaft, Betreutes Wohnen und Ambulante Betreuung verwenden.

Fälle

Fälle sind eines der häufigsten Beispiele für das, was eine Organisation in KidsManager verwaltet. Sie werden in einem entsprechenden Bereich organisiert und bilden die Personen ab, die von der Organisation betreut oder begleitet werden.

Je nach Organisation können dabei unterschiedliche Arten von Fällen vorkommen. Über Vorlagen lässt sich beispielsweise zwischen Wohngemeinschaft, Betreutem Wohnen oder Ambulante Betreuung unterscheiden.

Ein Fall ist einer Gruppe zugeordnet, kann aber bei Bedarf mit weiteren Gruppen geteilt werden. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn mehrere Teams an der Betreuung beteiligt sind oder ein Fall vorübergehend von einem anderen Team mitbetreut wird.

Zum Fall gehören die Informationen, die im Betreuungsalltag benötigt werden – beispielsweise Stammdaten, Dokumentation, Termine, Dateien oder Medikation. Welche Bereiche und Funktionen dabei verwendet werden, hängt von der jeweiligen Organisation und Betreuungsform ab.

Benutzer:innen

Benutzer:innen sind die Personen, die mit KidsManager arbeiten.

Über ihre Zuordnung zu Gruppen wird festgelegt, in welchen Bereichen der Organisation sie arbeiten. Eine Person kann dabei auch mehreren Gruppen zugeordnet sein.

Die Gruppenzuordnung ist zugleich ein wichtiger Bestandteil des Datenschutzes in KidsManager. Sie unterstützt das Prinzip, dass Mitarbeiter:innen nur auf jene personenbezogenen Daten zugreifen sollen, die sie für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen – ein wichtiger Grundsatz der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO / GDPR).

Die Gruppenzuordnung allein bestimmt jedoch nicht, was eine Person in KidsManager tun darf. Dafür gibt es zusätzlich Rollen und Berechtigungen.

Rollen

Rollen beschreiben die Verantwortung einer Person innerhalb von KidsManager.

Sie steuern beispielsweise, ob jemand ausschließlich im normalen Arbeitsalltag arbeitet oder zusätzliche Aufgaben wie Teamleitung, Kontrolle oder Administration übernehmen kann.

Dabei sind zwei Fragen voneinander zu unterscheiden:

Wo arbeitet die Person?
Das wird vor allem über die Gruppenzuordnung bestimmt.

Was darf die Person dort tun?
Das wird über Rollen und die dazugehörigen Berechtigungen bestimmt.

Diese Trennung ermöglicht es, Mitarbeiter:innen Zugriff auf die für sie relevanten Bereiche zu geben, ohne ihnen automatisch weitergehende Rechte einzuräumen.

Vorlagen

Organisationen arbeiten unterschiedlich. Betreuungsformen, interne Abläufe und Anforderungen an die Dokumentation können sich deutlich unterscheiden. Deshalb gibt KidsManager nicht für alle Einrichtungen dieselben Felder und Dokumentationsformen vor.

Mit Vorlagen legt eine Organisation fest, welche Informationen für eine bestimmte Art von Fall oder einem anderen verwalteten Element benötigt werden und wie diese strukturiert sind. So können beispielsweise unterschiedliche Betreuungsformen unterschiedliche Stammdaten, Dokumentationsbereiche oder Eingabemöglichkeiten benötigen.

Vorlagen können dabei mehr als nur die sichtbaren Felder bestimmen. Sie bilden einen Teil der fachlichen Struktur einer Organisation in KidsManager ab und sorgen dafür, dass Mitarbeiter:innen dort die Informationen und Möglichkeiten vorfinden, die für ihre jeweilige Arbeit relevant sind.

Eine Organisation kann innerhalb eines Bereichs mehrere Vorlagen verwenden. Im Bereich Fälle könnten beispielsweise Wohngemeinschaften, Betreutes Wohnen und Ambulante Betreuung unterschiedlich aufgebaut sein, während sie trotzdem alle als Fälle in KidsManager geführt werden.

Vorlagen werden mit der Organisations- und Gruppenstruktur verbunden. Dadurch kann KidsManager abhängig von Gruppe und Fall die passenden Inhalte bereitstellen, ohne für jede Betreuungsform einen eigenen Bereich schaffen zu müssen.

Wie alles zusammenspielt

Vereinfacht lässt sich der Aufbau von KidsManager in zwei Teilen betrachten: Was wird verwaltet? und Wer arbeitet damit?

Was wird verwaltet?

• Bereiche bestimmen, was eine Organisation in KidsManager verwaltet – zum Beispiel Fälle, Projekte oder Fahrzeuge.
• Vorlagen bestimmen, welche Arten davon es gibt und welche Informationen dafür benötigt werden.

Wer arbeitet damit?

• Gruppen bilden die organisatorische Struktur ab.
• Fälle und Benutzer:innen werden Gruppen zugeordnet und dadurch mit den passenden Teams verbunden.
• Rollen und Berechtigungen bestimmen, was Benutzer:innen innerhalb dieser Struktur tun dürfen.

Diese beiden Seiten greifen ineinander. So lässt sich KidsManager an unterschiedliche Organisationsstrukturen, Betreuungsformen und Arbeitsweisen anpassen, ohne für jede Einrichtung ein eigenes System zu benötigen.