Dokumentation
Die Dokumentation bildet den Verlauf eines Falls ab. Beobachtungen, Ereignisse, Gespräche und wichtige Informationen werden chronologisch dokumentiert und bleiben für berechtigte Mitarbeitende nachvollziehbar.
Sie bildet damit die Grundlage für Übergaben, Berichte und die tägliche Zusammenarbeit im Team.
Hier schreibst du deinen Eintrag Das ist der Hauptbereich für deine Dokumentation.
Zusätzliche Angaben Je nach Einrichtung werden hier weitere Informationen abgefragt (z. B. Art der Tätigkeit).
Speichern Der Button wird aktiv, sobald alle nötigen Angaben vorhanden sind.
Ziel auswählen Hier siehst du, wo dein Eintrag gespeichert wird (z. B. im Dienstbuch oder bei einem bestimmten Kind). Du kannst den Zielbereich bei Bedarf ändern.
Zusätzliche Tags Wenn bei euch mit Tags gearbeitet wird, kannst du hier passende Stichwörter auswählen.
Vollbild Hier kannst du den Editor vergrößern oder verkleinern.
Unterschiedliche Dokumentationsvorlagen
Was genau dokumentiert wird, kann sich von Organisation zu Organisation unterscheiden.
Manchmal genügt bereits eine kurze Notiz. In anderen Bereichen werden zusätzlich weitere Informationen abgefragt, beispielsweise Tätigkeiten, Stichwörter oder Angaben für spätere Auswertungen.
KidsManager ist so eingerichtet, dass nur die Informationen abgefragt werden, die für eure Organisation tatsächlich benötigt werden. Deshalb können einzelne Eingabefelder oder Auswahlmöglichkeiten von den Beispielen in dieser Dokumentation abweichen.
Was gehört in die Dokumentation?
Dokumentiert werden Informationen, die für den weiteren Verlauf des Falls relevant sein können. Dazu gehören beispielsweise Beobachtungen, Ereignisse, Gespräche, Absprachen oder getroffene Maßnahmen.
Welche Informationen im Detail dokumentiert werden sollen, richtet sich häufig nach den fachlichen Standards und Vereinbarungen deiner Organisation. Diese unterstützen dabei, eine einheitliche und aussagekräftige Dokumentation sicherzustellen.
Suche und Filter
Je mehr Einträge im Verlauf vorhanden sind, desto wichtiger wird die Suche. Über die Suchfunktion und die verfügbaren Filter kannst du Einträge nach Zeitraum, Autor:innen oder weiteren Kriterien eingrenzen.
Die Filter nach Autor:innen sind besonders hilfreich, wenn du nachvollziehen möchtest, welche Informationen von bestimmten Mitarbeitenden dokumentiert wurden.
Die Suche durchsucht dabei den gesamten Dokumentationsverlauf der angezeigten Fallakten – unabhängig davon, ob die Einträge wenige Wochen oder bereits mehrere Jahre alt sind.
Auch bei kleinen Tippfehlern oder unterschiedlichen Schreibweisen hilft die Suche dabei, relevante Einträge zu finden. So liefert beispielsweise die Suche nach „KM“ auch Einträge, in denen von einer Mutter oder Kindesmutter die Rede ist.
Dadurch lassen sich relevante Informationen schnell auffinden.
Hashtags im Text
Neben den Tags kannst du auch Hashtags direkt im Text verwenden, zum Beispiel:
#Emotion · #Schule · #Konflikt
Hashtags helfen dabei, Einträge schneller zu überblicken und wichtige Themen leichter zu erkennen.
Anzeige von Hashtags
Alle Hashtags eines Eintrags werden automatisch oberhalb des Eintrags angezeigt. Dadurch sieht man beim Lesen der Dokumentation sofort, worum es in einem Eintrag geht.
Hashtags im Text verwenden
Du kannst Hashtags direkt im Fließtext verwenden, zum Beispiel:
#Schule
Heute hatte Max ein längeres Gespräch über seine Situation in der Schule.
#Emotion
Max hatte ein emotionales Gespräch.In diesem Fall bleiben die Hashtags auch im Fließtext sichtbar.
Ausnahme: Hashtags am Anfang oder Ende
Wenn alle Hashtags ausschließlich am Anfang oder am Ende des Textes stehen, werden sie im Fließtext nicht zusätzlich angezeigt. Der Grund ist, dass die Hashtags bereits oberhalb des Eintrags dargestellt werden. Würden sie zusätzlich im Fließtext erscheinen, wäre die Information doppelt vorhanden, ohne zusätzlichen Kontext oder Nutzen zu bieten.
Einträge ändern
In KidsManager können Einträge grundsätzlich bearbeitet werden.
Welche Änderungen möglich sind, hängt von den Vorgaben deiner Organisation und deiner Rolle ab. Diese Regeln sorgen dafür, dass die Dokumentation nachvollziehbar und transparent bleibt.
Innerhalb des Bearbeitungszeitraums
Innerhalb des für deine Organisation festgelegten Bearbeitungszeitraums können Einträge ohne Angabe eines Änderungsgrundes bearbeitet werden. Dieser Zeitraum beträgt üblicherweise zwischen zwei und fünf Tagen.
Änderungen innerhalb dieses Zeitraums erscheinen nicht im Dokumentationsverlauf.
Nach Ablauf des Bearbeitungszeitraums
Nach Ablauf des Bearbeitungszeitraums ist eine Bearbeitung nur noch für berechtigte Personen möglich.
Dabei muss ein Änderungsgrund angegeben werden. Die Änderung wird im Dokumentationsverlauf festgehalten und bleibt dadurch nachvollziehbar.
Benachrichtigungen bei Änderungen
Wenn ein Eintrag geändert wird,verschickt KidsManager keine Benachrichtigung.
Änderungen sind – je nach Zeitpunkt und Rolle – im Verlauf nachvollziehbar.
Auf eine zusätzliche Benachrichtigung wird bewusst verzichtet. So bleibt der Fokus auf der fachlichen Arbeit und nicht auf nachträglichen Detailanpassungen.
Gelöschte Einträge
Einträge können innerhalb eines kurzen Bearbeitungszeitraums noch vollständig gelöscht werden.
Wird beim Löschen ein Grund angegeben, bleibt der gelöschte Eintrag zur Nachvollziehbarkeit erhalten. Über die erweiterte Suche im Dokumentationsverlauf der Fallakte können gelöschte Einträge wieder eingeblendet werden.
So bleibt nachvollziehbar, welche Informationen entfernt wurden und warum die Löschung erfolgt ist.