Willkommen in der neuen Version von KidsManager

NOTE

Diese neue Generation von KidsManager nennen wir intern „vNext“ — sie bildet die Grundlage für die nächsten Jahre der Weiterentwicklung.

KidsManager begleitet Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe bereits seit 2013 und wird heute von Teams in ganz Österreich und Deutschland genutzt.

Als KidsManager gestartet ist, waren Smartphones noch etwas Besonderes. Gemeinsam mit unseren Kund:innen haben wir in den letzten Jahren Schritt für Schritt herausgefunden, was eine moderne Dokumentations- und Organisationslösung in der Praxis wirklich leisten muss.

Gleichzeitig sind die Anforderungen an Einrichtungen stetig gestiegen. Vorgaben der Sozialdienste wurden umfangreicher, die Erwartungen an Dokumentation höher und auch die Art, wie Menschen Software nutzen, hat sich stark verändert.

Mit dieser neuen Version beginnt für KidsManager die nächste Phase. Unser Ziel war es nicht nur, die Oberfläche zu modernisieren, sondern die Plattform für die nächsten zehn Jahre weiterzuentwickeln — ohne dabei die Identität und die vertrauten Arbeitsweisen von KidsManager zu verlieren.

Eine Rückmeldung aus den ersten Tests der neuen Oberfläche hören wir besonders oft:

„Es ist anders, aber trotzdem vertraut.“

Genau das war unser Ziel.

In dieser Übersicht möchten wir dir einige der größeren Änderungen vorstellen und erklären, warum wir sie umgesetzt haben und wie sie eure tägliche Arbeit künftig unterstützen sollen.

Allgemein

KidsManager ist über viele Jahre gemeinsam mit den Anforderungen seiner Nutzer:innen gewachsen und heute eine umfangreiche Plattform mit vielen Funktionen.

Deshalb erfolgt die Umstellung auf die neue Version Schritt für Schritt und nicht auf einmal. In manchen Bereichen wirst du vorübergehend noch die bisherige Oberfläche sehen. Der Wechsel zwischen alter und neuer Version soll dabei möglichst unauffällig erfolgen, damit du weiterhin ohne Unterbrechung arbeiten kannst.

So können wir neue Funktionen und Verbesserungen sorgfältig einführen und gleichzeitig einen stabilen Arbeitsalltag sicherstellen.

In den kommenden Wochen und Monaten werden wir laufend weitere Bereiche der modernisierten Oberfläche freischalten und bestehende Funktionen weiter verbessern.

Bei der Weiterentwicklung von KidsManager stehen aktuell drei zentrale Themen im Mittelpunkt:

• Informationen schneller finden
• Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit schaffen
• Organisationen beim Arbeiten im größeren Maßstab unterstützen

Ein weiterer wichtiger Schwerpunkt ist die Optimierung für Smartphones und mobile Geräte. Erste Veränderungen sind bereits auf der Startseite sichtbar. Schritt für Schritt werden diese Verbesserungen auch in weitere Bereiche von KidsManager einfließen.

Startseite

Nach dem Login wirst du wahrscheinlich zuerst drei größere Änderungen bemerken:

• Die Hauptnavigation befindet sich jetzt auf der linken Seite
• Der Dokumentationsbereich wurde an den unteren Bildschirmrand verschoben
• In der Mitte der oberen Leiste gibt es jetzt eine zentrale Suche

Hinter diesen Änderungen stehen vor allem zwei Ziele: eine bessere Suche und eine bessere Nutzung auf Smartphones und kleineren Bildschirmen.

Eine Navigation am oberen Bildschirmrand funktioniert auf mobilen Geräten nur eingeschränkt. Die neue Seitenleiste schafft mehr Platz und ermöglicht es uns gleichzeitig, die Suche dauerhaft sichtbar zu machen. Unser Ziel ist, dass wichtige Informationen in KidsManager künftig schneller gefunden werden können — unabhängig davon, in welchem Bereich du gerade arbeitest.

Alle diese Layoutänderungen haben außerdem ein gemeinsames Ziel: mehr Platz für die Dokumentation zu schaffen. Besonders auf kleineren Laptop-Bildschirmen wird die Navigation deshalb automatisch ausgeblendet, damit möglichst viel Platz für Inhalte und Dokumentation zur Verfügung steht.

Auch der Dokumentationsbereich wurde bewusst verändert. Die Eingabe befindet sich jetzt am unteren Rand, weil dieses Verhalten heute den meisten Nutzer:innen vertraut ist. Praktisch alle Messenger-Apps arbeiten nach diesem Prinzip.

Das hilft besonders bei der Einschulung neuer Kolleg:innen: Wer mit WhatsApp umgehen kann, wird sich auch in KidsManager schnell zurechtfinden.

Wir haben außerdem viele Rückmeldungen aus dem Alltag aufgenommen und an zahlreichen kleinen Verbesserungen gearbeitet:

• Die komplette Fallhistorie kann jetzt direkt über die Suche auf der Startseite durchsucht werden
• Der Editor kann für konzentriertes Arbeiten in den Vollbildmodus gewechselt werden
• Formatierungen lassen sich direkt über ein Kontextmenü einfügen
• Hashtags können direkt innerhalb eines Eintrags verwendet werden, um lange Dokumentationen besser zu strukturieren
• Fallakten lassen sich überall direkt über den angezeigten Namen öffnen
• Beim Zurückscrollen werden ältere Einträge automatisch nachgeladen — ohne zusätzlichen „Mehr laden“-Button

Viele dieser Änderungen wirken auf den ersten Blick klein, sollen aber die tägliche Dokumentationsarbeit schneller, übersichtlicher und angenehmer machen.

Verzeichnisse

Der Bereich „Verzeichnisse“ ermöglicht es dir, schnell einen Überblick über alle Kinder, Familien, Wohnungen oder andere Fallakten zu erhalten, auf die du Zugriff hast.

Bisher konnte zentral festgelegt werden, welche Stammdatenfelder in den Verzeichnissen angezeigt werden. In der Praxis zeigte sich jedoch oft ein wiederkehrendes Problem: Genau die Informationen, die man gerade benötigt hat, waren häufig nicht sichtbar.

Dadurch entstand mit der Zeit die Tendenz, immer mehr Felder in die Verzeichnisse aufzunehmen. Das machte die Ansicht jedoch zunehmend unübersichtlich, langsamer und schwieriger zu scannen.

Deshalb haben wir das Konzept grundlegend verändert.

Statt einer starren, zentral vorgegebenen Ansicht können Stammdatenfelder jetzt flexibel eingeblendet werden — genau dann, wenn du sie benötigst. Dadurch bleiben die Verzeichnisse übersichtlich und schnell, während gleichzeitig deutlich einfacher auf relevante Informationen zugegriffen werden kann.

Zusätzlich können Verzeichnisse jetzt gezielt nach fehlenden oder bestimmten Informationen gefiltert werden. Du kannst beispielsweise alle Fallakten anzeigen lassen, bei denen das Geburtsdatum fehlt.

Gerade bei der Kontrolle und Pflege von Stammdaten spart das viel Zeit, weil nicht mehr jede einzelne Fallakte geöffnet werden muss.

Bisher war auch das Archiv direkt über die Verzeichnisse erreichbar. Aufgrund der Datenschutz- und DSGVO-Anforderungen ist der Zugriff auf das Archiv künftig jedoch ausschließlich für Administrator:innen möglich.

Fallakten

Beim Öffnen einer Fallakte wirst du wahrscheinlich sofort bemerken, dass das bisherige Konzept der „Aktiv-Buttons“ nicht mehr vorhanden ist.

Wir haben die Nutzung von KidsManager über viele Monate hinweg anonymisiert analysiert, um besser zu verstehen, wie Menschen tatsächlich mit den Fallakten arbeiten.

Dabei wurde deutlich, dass die Aktiv-Buttons in den meisten Fällen vor allem als Zwischenschritt genutzt wurden, um anschließend in einen bestimmten Bereich der Fallakte zu wechseln. Die ursprüngliche Idee eines zentralen Dashboards hat sich im Alltag dagegen nur begrenzt bewährt. Oft wurden die Informationen auf den Buttons kaum gelesen, und teilweise war es sogar schwierig zu entscheiden, welche Inhalte dort überhaupt sinnvoll angezeigt werden sollen.

Unsere Analyse hat außerdem gezeigt, dass Nutzer:innen nach dem Öffnen einer Fallakte in den meisten Fällen direkt in den Bereich „Stammdaten“ wechseln.

Deshalb haben wir das neue Design bewusst vereinfacht: Statt der Aktiv-Buttons gibt es jetzt eine klare Tab-Navigation am oberen Rand der Fallakte. Beim Öffnen startet die Ansicht direkt im Bereich „Stammdaten“.

Damit möchten wir unnötige Zwischenschritte reduzieren und euch im Alltag ein wenig Zeit sparen.

Stammdaten

Im Bereich „Stammdaten“ haben wir bestehende Strukturen überarbeitet und aufgeräumt.

Falls du es noch nicht wusstest: Die Stammdaten-Struktur in KidsManager wird individuell für eure Organisation konfiguriert. KidsManager bietet viele Möglichkeiten und Felder an, welche Informationen tatsächlich verwendet werden und an welcher Position sie erscheinen, wird jedoch zentral innerhalb eurer Organisation festgelegt.

Bei der Analyse der Stammdatenbereiche über viele unterschiedliche Organisationen hinweg sind uns einige wiederkehrende Herausforderungen aufgefallen, die wir mit der neuen Version gezielt verbessern wollten.

Ein wichtiges Ziel war es, mehr Platz und eine ruhigere Oberfläche zu schaffen. Gleichzeitig wollten wir die Datenqualität verbessern — zum Beispiel indem Telefonnummern auch wirklich als Telefonnummern erfasst werden und dadurch künftig besser verarbeitet und durchsucht werden können.

Zusätzlich haben wir die Kontaktbereiche überarbeitet. Kontakte können jetzt ein- und ausgeklappt werden, wodurch lange Stammdatenbereiche deutlich übersichtlicher werden.

Neu ist außerdem das Konzept der „Eigenschaftsgruppen“. Damit lassen sich zusammengehörige Informationen künftig klarer strukturieren und einfacher verwalten. Gerade bei umfangreichen Fallakten sorgt das für mehr Übersichtlichkeit und eine bessere Orientierung im Alltag.

Weitere Bereiche werden in den kommenden Monaten schrittweise überarbeitet.

Wie es weitergeht

Mit der schrittweisen Modernisierung weiterer Bereiche werden wir diese Übersicht laufend ergänzen und aktualisieren, damit du die wichtigsten Änderungen jederzeit schnell nachvollziehen kannst.