Dienstplanung

Mit der Dienstplanung können Teamleitungen die Dienste ihres Teams für einen ganzen Monat planen und verwalten. Die Planung erfolgt in einer übersichtlichen Matrix, in der Mitarbeitende als Spalten und Kalendertage als Zeilen dargestellt werden.

Aufbau der Dienstplanung

Die Dienstplanung besteht aus drei Bereichen:

Dienstmatrix

Auf der rechten Seite befindet sich die Dienstmatrix. Jede Zelle repräsentiert einen Mitarbeitenden an einem bestimmten Tag. Je nach Eintrag wird in der Zelle beispielsweise ein Dienst, Urlaub, Krankenstand oder Zeitausgleich angezeigt.

Dienstvorlagen

Auf der linken Seite befinden sich die Dienstvorlagen. Eine Dienstvorlage definiert einen bestimmten Dienst mit den zugehörigen Zeiten und Eigenschaften. Durch Auswahl einer Dienstvorlage kann diese direkt in die Dienstplanung eingetragen werden.

• Nachtdienst
• Tagdienst
• Bereitschaftsdienst
• Besprechungen
• Rufbereitschaften

Über die Auswahl am unteren Rand kannst du zwischen verschiedenen Kategorien wechseln.

Monatsübersicht

Oberhalb der Mitarbeitenden werden die aktuellen Stundenwerte angezeigt. Diese helfen dabei, die Arbeitszeit möglichst gleichmäßig zu verteilen und Über- oder Unterstunden frühzeitig zu erkennen.

Durch Anklicken eines Stundenwertes wird eine detaillierte Aufschlüsselung angezeigt. So kannst du nachvollziehen, wie sich der angezeigte Wert zusammensetzt.

Dienste einplanen

Um einen Dienst einzuplanen:

1. Den gewünschten Dienst in der linken Liste auswählen.
2. Auf die gewünschte Zelle in der Dienstmatrix klicken.
3. Der Dienst wird direkt eingetragen.

Auf diese Weise können Dienste sehr schnell über den gesamten Monat verteilt werden.

Dienstinformationen anzeigen

Mitarbeitende können die Details eines Dienstes durch Anklicken anzeigen. Teamleitungen öffnen die Dienstinformationen über einen Rechtsklick (Kontextmenü) auf den Eintrag.

Dabei werden unter anderem folgende Informationen dargestellt:

• Bezeichnung des Dienstes
• Abkürzung
• Beginn
• Dauer

So kannst du schnell nachvollziehen, welcher Dienst geplant wurde und welche Zeiten dafür gelten.

Als Teamleitung kannst du Dienste bei Bedarf direkt bearbeiten oder löschen.

Änderungen während des Monats

Auch nach der Erstellung des Dienstplans kannst du jederzeit Anpassungen vornehmen.

Dies ist insbesondere bei kurzfristigen Änderungen wie Krankenständen, zusätzlichen Diensten oder Diensttauschen hilfreich. Die Dienstplanung zeigt weiterhin alle bereits geplanten Dienste an und unterstützt dabei, notwendige Änderungen schnell nachzuvollziehen und neu zu organisieren.

Alle Änderungen werden automatisch versioniert und sind bei Bedarf nachvollziehbar.

Urlaub, Zeitausgleich und Krankenstand

Urlaub, Zeitausgleich und Krankenstand werden nicht direkt in der Dienstplanung erfasst.

Diese Einträge werden in my.KidsManager erfasst und automatisch in der Dienstplanung angezeigt.

Folgende Kürzel werden verwendet:

• U – Urlaub
• ZA – Zeitausgleich
• KS – Krankenstand

Nicht verfügbar

Mit dem Symbol X können Zeiträume markiert werden, in denen Mitarbeitende normalerweise nicht verfügbar sind.

Diese Markierung dient als Hinweis für die Planung. Sie verhindert die Einplanung eines Dienstes jedoch nicht vollständig. Falls erforderlich, kannst du die Einplanung trotzdem vornehmen.

Typische Beispiele sind:

• Studium
• Kinderbetreuung
• Nebenbeschäftigungen
• persönliche Wünsche

Sonderdienste

Mit dem Symbol ? können einmalige oder besondere Dienste eingeplant werden, die nicht zu den üblichen Dienstvorlagen gehören.

Dies eignet sich beispielsweise für:

• Sondertermine
• Veranstaltungen
• einmalige Einsätze
• organisationsspezifische Aufgaben

Hinweise zu Arbeitszeitregelungen

KidsManager unterstützt bei der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben.

Zellen mit grauem Hintergrund weisen darauf hin, dass die Einplanung eines Dienstes an dieser Stelle zu einem Verstoß gegen eine Regel führen würde, beispielsweise:

• unzureichende Ruhezeit
• fehlende Wochenruhezeit
• Überschreitung definierter Grenzen

Beim Eintragen eines Dienstes wird der Grund angezeigt.

Sofern keine Überschneidung mit einem bereits geplanten Dienst besteht, kannst du die Einplanung bei Bedarf trotzdem bestätigen.

Stundenwerte verstehen

Die Stundenwerte oberhalb der Mitarbeitenden zeigen die aktuelle Planungssituation. Sie helfen dabei, die Arbeitszeit möglichst gleichmäßig im Team zu verteilen und Über- oder Unterstunden frühzeitig zu erkennen.

Durch Anklicken eines Stundenwertes werden weitere Informationen angezeigt, beispielsweise:

• Sollstunden
• Übertrag aus dem Vormonat
• Urlaubsanpassungen
• Planungsvorschlag
• geplante Dienste
• Übertrag in den Folgemonat

So kannst du nachvollziehen, wie sich der angezeigte Wert zusammensetzt und wie sich die aktuelle Planung auf den nächsten Monat auswirkt.

Dienstabdeckung

Für jede Dienstart kann festgelegt werden, wie viele Mitarbeitende mindestens eingeplant werden sollen.

Die Dienstabdeckung wird auf der rechten Seite des Dienstplans angezeigt. So kannst du schnell erkennen, ob an einem Tag ausreichend Mitarbeitende eingeplant wurden oder ob noch Dienste besetzt werden müssen.

Zusätzlich können bei Bedarf Notizen pro Tag hinterlegt werden, beispielsweise für Besprechungen, Veranstaltungen oder besondere Situationen.

Freigabe des Dienstplans

Änderungen am Dienstplan können zunächst als Entwurf gespeichert werden.

Erst nach der Freigabe ist der Dienstplan für die Mitarbeitenden sichtbar. So können Änderungen vorbereitet und überprüft werden, bevor sie veröffentlicht werden.

Wird ein bereits freigegebener Dienstplan angepasst, entsteht automatisch eine neue Version.

Versionen

Jede Änderung an der Dienstplanung wird versioniert.

Über den Bereich Versionen kannst du frühere Planungsstände einsehen und bei Bedarf wiederherstellen.

So kannst du nachvollziehen, wann Änderungen vorgenommen wurden und wie sich die Planung im Laufe der Zeit entwickelt hat.